Work Life Balance: Como gerir o tempo

A gestão do tempo é crucial para maximizar a tua eficiência, reduzir o teu stresse, melhorar a qualidade do teu trabalho e alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Sabe como podes organizar melhor os teus dias e as tuas tarefas para manter a tua produtividade, mas também a tua saúde e bem-estar.

Imerso num mundo de distrações, é assim que vives, bombardeado de informação, de notificações, de tarefas urgentes onde é preciso compatibilizar com reuniões e outras solicitações que requerem uma atenção constante e quase sobre-humana. A necessidade de garantir o melhor desempenho profissional e, em simultâneo, o apoio e a atenção necessários à família e à tua vida pessoal são, cada vez mais, causa de stresse e de ansiedade para muitas pessoas.

Atualmente, e de acordo com estudos recentes, com a multiplicação de inputs digitais, a tua capacidade de concentração diminuiu para menos de nove segundos. Em simultâneo, a capacidade para voltares a focar a atenção numa tarefa após uma interrupção demora, em média, 23 minutos.

Ter uma boa capacidade de gestão do tempo é, por isso, uma competência essencial para garantir que a conciliação entre o tempo profissional e o pessoal estão em equilíbrio. Mas, como fazê-lo num contexto repleto de fatores de desconcentração? A tarefa não é simples, uma vez que exige disciplina e rigor na definição de prioridades e na forma como te focas em cada desafio diário.

Para te ajudar a estabelecer metas e a tornar o dia a dia mais simples, mais produtivo e menos desgastante, e para evitar ultrapassar o horário de trabalho, retirando tempo ao descanso e à família, deixamos-te algumas dicas que, bem aplicadas numa rotina devidamente oleada, vão permitir que o dia pareça ter mais do que 24 horas.

1. Planear o dia e definir prioridades

No início do dia, ou até no final do dia anterior, reserva 20 a 30 minutos para preparares a lista de tarefas que terás de realizar e organiza-a por prioridades. Além disso, estima o tempo que deverás dedicar a cada tarefa, mas sê realista.

Outra boa dica é agrupar as tarefas pela sua semelhança. Desta forma o raciocínio será mais fluido e a repetição de algumas situações ajudará a tornar o teu desempenho mais rápido e eficaz. Também podes hierarquizar as tarefas pela sua facilidade e concluir primeiro aquelas que sabes que te darão menos trabalho.

2. Concentra-te no que importa

Depois de identificadas as prioridades, avança para o trabalho, mas não sem antes desligares todas as notificações do telefone ou do email. Procura fazer pequenas pausas a cada 30 minutos para descomprimir, mas também para verificar se estás a cumprir com o tempo estipulado para as tarefas. A cada duas horas faz uma pausa maior, caminha um pouco, vai até à janela para ver movimento ou conversa com os colegas para descontrair. Estas pequenas interrupções permitem aliviar o stresse e ‘limpar’ a mente para que quando regressares ao trabalho, a tua criatividade esteja no seu melhor.

Define períodos temporais para ver e responder a emails, espalhados ao longo do dia. Desta forma não estarás sempre a interromper e podes dedicar 15 a 20 minutos de cada vez a tratar de assuntos pendentes. Estes momentos servem igualmente para responder a chamadas ou para resolver imprevistos.

3. Aprende a delegar

Se não trabalhas sozinho, não tens de resolver todas as situações sem ajuda. Distribui o trabalho pelos membros da tua equipa e faz apenas a coordenação. Desta forma libertas tempo para ti e dás oportunidade a outros de brilharem.

4. Torna as reuniões produtivas

Para evitar perdas de tempo desnecessárias, define uma hora de início e de fim para cada reunião. Antes de iniciar, faz a lista dos assuntos a tratar e atribui tempo a cada um dos pontos a debater. Segue o plano ao minuto e não deixes que conversas paralelas alterem o foco e o ritmo da reunião.

Ao seguir uma rotina organizada e planeada vais conseguir melhorar um conjunto de aspetos na tua vida pessoal e profissional.

• Mais eficiência = Mais produtividade. Com uma boa gestão do tempo, as tarefas diárias serão executadas com maior rapidez e eficiência, o que se traduz num inevitável aumento da produtividade. Isto significa que o teu horário de trabalho deixará de prolongar-se, retirando tempo ao descanso.

• Melhor qualidade. O foco nas tarefas permite concluí-las com mais atenção e, consequentemente, mais qualidade. O resultado será mais satisfatório para ti e para os clientes.

• Menos stresse. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo causa ansiedade e stresse. Com as tarefas devidamente organizadas por prioridades, evitas atrasos e contribuis para um melhor estado emocional.

• Mais equilíbrio com a vida privada. Maior organização e concretização dos objetivos diários dentro dos períodos definidos permite uma melhor gestão do horário de trabalho e, consequentemente, um maior equilíbrio com a tua vida pessoal.

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